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(조문내용@ko)
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Ⅰ. 목적
본 지침은 시청각기록물의 생산·등록·이관·보존 등 관리절차를 명확히 규정함으로써 중요시청각기록물의 멸실 및 훼손을 방지하고 효율적인 관리체계를 구축함에 그 목적이 있다.
Ⅱ. 근거
○ 공공기록물관리에관한법률 제17조 제3항, 동법 시행령 제19조 제1항(시청각기록물의 생산의무)
○ 공공기록물관리에관한법률 제19조 제6항, 동법 시행령 제33조
(국가기록원에 매년 생산현황통보시 시청각기록물 생산현황, 보유현황, 보유목록 제출 의무화)
Ⅲ. 필요성
○ 대검찰청의 경우 정보통신과에서 시청각기록물이 다량 생산되나, 관리부서의 부재로 등록현황 전무
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┃정보통신과│?시청각기록물을 주로 생산하나, 주무부서는 따로 있다고 이해 ┃
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┃기타 각과 │?당해업무 소관부서이나, 시청각기록물 생산·관리에 대한 이해 부족 ┃
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○ 시청각기록물이 등록의무대상인지에 대한 인식 부족
○ 시청각기록물 생산형태(비전자기록물, 전자기록물)에 따른 관리절차 및 방법 부재
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┃비전자│?시청각기록물을 물리적 매체에 의해 생산하여 각부서 캐비넷에 보관 ┃
┃기록물│ 예) 사진, 필름, 비디오테이프, 녹음테이프 등 ┃
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┃전자 │?전자형태로 생산되어 “ePROS 영상정보” 게재 ┃
┃기록물│ 예) 디지털카메라사진, 동영상 등 ┃
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○ 따라서, 시청각기록물의 체계적 관리를 위해 생산·등록·이관·보존에 관한 최소한의 기준 및 절차 마련 시급
Ⅳ. 관리지침
1. 기본방향
가. 시청각기록물 생산·관리 주체 명확히 규정
나. 시청각기록물 등록기준 및 방법 구체화
다. 시청각기록물 이관 및 보존 기준 설정
2. 시청각기록물 관리절차
가. 생 산
1) 생산대상 시청각기록물은「공공기록물관리에관한법률시행령 제19조」(이하 동법시행령이라 한다)에 의한다.
2) 시청각기록물의 생산 의무자는 다음과 같다.
○ 당해 업무의 소관부서
- 지원부서가 시청각기록물을 생산한 경우에는 당해 업무의 소관부서에 인계
○ 소관부서가 중첩될 경우에는 당해 업무의 총괄·기획부서
3) 생산대상 시청각기록물이 전자기록물로 생산된 경우에는 다음과 같이 CD로 저장한다.
○ 각 부서에서 자체 생산한 전자기록물중 10메가이상인 경우에는 생산후 10일이내에 CD로 저장하고, 10메가이하인 경우에는 전자기록물 상태로 보존
○ 소관부서가 중첩되는 경우에는 당해 업무의 총괄·기획부서가 전자기록물 용량에 관계없이 생산후 10일이내에 CD로 저장
○ 지원부서가 시청각기록물을 생산한 경우에는 지원부서가 전자기록물 용량에 관계없이 생산후 10일이내에 CD로 저장하여 당해 업무의 소관부서에 인계
나. 등 록
1) 등록대상 시청각기록물은 동법시행령 제19조 제1항 제1호, 제4호, 제11호의 생산대상 시청각기록물로 한다.
○ 검찰총장의 업무관련 활동과 인물사진
○ 국제기구 또는 외국과의 조약·협약·협정·의정서·교류등의 추진과 관련한 주요 활동
○ 검찰의 대외홍보 관련행사 및 활동 시청각기록물
예) 담당부서 및 등록대상 시청각기록물
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┃담당부서 │등록대상 시청각기록물 ┃
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┃운영지원과│검찰사랑봉사단 발족식 및 봉사활동, 검찰총장님 취임식 및 퇴임 ┃
┃ │식, 검찰 오픈하우스, 복지원방문 등 ┃
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┃마약과 │제16차 마약퇴치국제협력회의 참석 등 ┃
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┃정책기획과│검찰혁신우수사례발표회, 제21차 목요혁신아카데미 참석, 중국 공 ┃
┃ │안부 대표단 대검찰청 예방 등 ┃
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┃수사지휘과│범죄수익환수전담반현판식 등 ┃
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※ 예시 외 타부서도 이에 준하여 판단
2) 시청각기록물 생산의무자가 등록의무자가 된다.
3) 각 부서는 생산 또는 지원부서 등으로부터 인계받은 날로부터 15일이내에 ePROS시스템(전자결재시스템)에 [붙임 1]「시청각기록물 등록방법」에 따라 등록한다.
○ 10메가이하 전자기록물의 경우, ePROS시스템 등록시 파일첨부하여 등록함
○ 10메가이상 전자기록물의 경우, ePROS시스템 등록시 기본사항만 입력하고 파일은 별도 CD로 저장하여 이관
※ 전자기록물 : 디카사진, 동영상등 10메가이하 전자파일형태
· 비전자기록물 : 실물사진, 필름, 비디오테이프, CD(10메가이상 전자파일저장본 포함)등
다. 이 관
1) 각 부서는 등록된 시청각기록물에 대하여 ePROS시스템에서 색인목록을 출력한다.
2) 등록된 비전자기록물의 경우, [붙임 2]「색인라벨 표시방법」에 따라 색인라벨을 부착(제출)한다.
○ CD, 비디오테이프, 녹음테이프 등에는 “등록번호(접수번호)-등록일자(접수일시)” 형식의 색인라벨 부착
○ 사진, 필름류는 “등록번호(접수번호)-등록일자(접수일시)” 형식의 색인라벨을 봉투(일반봉투)에 넣어 제출
※ 동일한 내용의 사진·필름인 경우, 동일한 생산등록번호 표기
3) 전자기록물은 그 목록을, 비전자기록물은 목록과 기록물을 보존상자에 넣어 등록후 10일이내에 운영지원과·총무과(기록물담당자)로 이관한다.
라. 보 존
1) 운영지원과·총무과(각급청 기록물담당자)에서는 시청각기록물에 대한 검수작업을 다음과 같이 실시한다.
○ 비전자기록물의 경우, 각 부서에서 이관한 자료를 취합하여 검수작업 실시
○ 전자기록물의 경우, ePROS시스템에 등록된 자료에 대한 검수작업 실시
2) 검수작업 완료된 시청각기록물을 다음과 같이 편철 관리한다.
○ 비전자기록물의 경우, 운영지원과·총무과(각급청 기록물담당자)에서 이관된 기록물을 보존봉투(동법시행규칙 별표9)에 넣어 편철한후 보존상자에 넣어 관리
- 사진·필름류 편철시, 맨위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물 배열
○ 전자기록물의 경우, ePROS시스템에서 생산현황통보시(1년단위) 편철확인·확정작업 실시
3) 편철·정리완료된 시청각기록물은 다음과 같이 총괄 관리한다.
○ 비전자기록물의 경우, 운영지원과·총무과(각급청 기록물담당자)에서 편철완료된 자료를 자료관으로 이관하여 전체 목록순서에 따라 기록물을 배열
○ 전자기록물의 경우, ePROS시스템에서 기록관리시스템으로 이관 실시(2년단위)후 관리
4) 자료의 목록을 유형별로 DB화하여 원활하게 활용될 수 있도록 한다.
@ko(xsd:string)
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